In bytes we Trust - retour sur cette journée enrichissante (2/2)
Résumé de la première partie de la journée
Les solutions d’archivage numérique
Après avoir consacré la matinée au cadre législatif et son évolution, la deuxième partie de la journée se concentrait sur la mise en pratique des solutions d’archivage électronique. Trois workshops, dispensés deux fois, étaient proposés aux participants pour leur présenter des retours d’expérience dans différents domaines touchant à la mise en place d’un système de préservation numérique.
Mathieu Demaré proposa un workshop interactif centré autour de l’importance de la gestion documentaire dans la transformation digitale des organisations. Qu’il s’agisse de la facturation électronique, ou du travail collaboratif, le new way of working vise à dématérialiser au maximum les processus afin de gagner en efficacité. Ces changements dans les organisations nécessitent tous de repenser la gestion des documents (et leur archivage), et les professionnels de l’information ont donc un rôle important à y jouer.
Camille Vanbersy nous proposait un retour d’expérience des plus intéressant sur la rédaction d’un cahier des charges pour une solution d’archivage électronique. Le projet recouvrait deux aspects importants de la mise en place d'une telle solution : l'acquisition et l'installation des logiciels et la migration des données déjà existantes. Ce retour d'expérience, au-delà des aspects pratico-pratiques, mettait en évidence également une démarche collective puisque la solution sera utilisée par plusieurs centres d'archives.
Les slides de Camille Vanbersy
Philippe Lambert enfin proposa un workshop sur les outils open source déjà disponible et recouvrant tout ou partie des fonctions d’un système d’archivage électronique. Après un retour sur le contexte de l’open source et ses implications, il nous présentait plusieurs logiciels :
Open Refine, un logiciel qui présente une simple interface web permettant de nettoyer ou d’harmoniser en masse des données. Lorsque l’on se retrouve à traiter le contenu d’anciennes bases de données, la qualité de celles-ci laisse bien souvent à désirer : dates encodées dans des champs texte, dates non-formalisées, acronymes ou noms complets de pays, … Avant de placer ces contenus dans un systèmes d’archivage, il est impératif de pouvoir s’assurer de la qualité de ces données, en vue de les réutiliser par exemple dans des projets Open Data. Open Refine facilite donc ce travail de nettoyer.
XENA, est un autre outil permettant de préparer et formaliser des documents avant de les placer dans un système d’archivage. L’objectif de cet outil est de pouvoir convertir en masse une série de fichiers informatiques dans un format défini pour l’archivage (PDF/A, TIFF, …) afin de faciliter la préservation de ceux-ci et leur migration future
DROID est un logiciel maintenu notamment par les archives nationales du Royaume-Uni et permet très rapidement et simplement d’analyser tous les fichiers présents dans un dossier et d’identifier précisément les formats de fichier. Il s’agit donc d’une très bonne base pour de métadonnées techniques à conserver avec les documents afin d’en faciliter l’accès sur le long terme. Un autre avantage de DROID, est qu’il vous permet d’obtenir l’identifiant unique du format de fichier en se basant sur le registre ouvert PRONOM, toujours maintenu par les UK Archives.
Enfin JHOVE, est une suite permettant de réaliser la plus part des tâches et fonction définie dans l’OAIS sous la fonctionnalité « INGEST ». Ce logiciel permet donc de valider vos documents afin de s’assurer de leur qualité, avant de les transférer sur votre stockage d’archive.
Les slides de Philippe Lambert
Perspectives d'évolutions du marché de l'archivage électronique en Belgique
Après ces workshops, nous avons eu le privilège d’assister à un débat des plus intéressants concernant l’évolution du marché que nous pouvions envisager en Belgique. Nous ne résumerons pas l’ensemble des discussions ici, mais proposons un florilège des annonces importantes :
Le cadre légal est important, mais il revient aux acteurs de terrain de le mettre en œuvre.
L’expérience de la France prouve que peu d’organismes franchissent le pas de la certification d’un système d’archivage. Néanmoins, ce cadre est toujours utilisé comme point de référence.
La certification telle que définie dans le Digital Act risque d’être très couteuse aux organisations et le retour sur investissement ne sera pas garanti.
Le Digital Act, et ses arrêtés royaux à venir, ne répond pas à toutes les questions que se posent encore les acteurs de terrain.
Les intervenants du débat :
Journaliste chez Regional-IT et modératrice du débat.
Spécialiste français de la préservation numérique, il a notamment été membre de l’AFNOR et de l’ICA. Il est désormais directeur de Spark Archives, une des solutions certifiées en France sur un modèle se rapprochant de l’archivage qualifié tel que défini par le Digital Act Belge.
Issu du monde des médias, Xavier Jacques-Jourion est un observateur attentif des nouvelles technologies et de leur utilité dans la gestion de l’information. Après avoir géré pendant plusieurs années le service Gestion de l’information et archives de la RTBF, il est actuellement conseiller technologie et infrastructure au sein du CSA.
Fin observateur du marché des nouvelles technologies en Belgique, Claude Rapoport fut notamment membre de la task force e-archiving mise sur pied par le cabinet du ministre De Croo. Il y représentait BELTUG, une association regroupant les leaders des technologies numériques, dont il occupe la direction.
Un compte rendu exhaustif du débat sera publié prochainement dans la brochure revenant sur l'événement.
L'AAFB & Digital Wallonia, une collaboration fructueuse en perspective
Après ce débat, il revenait à Benoit Hucq, directeur de l’Agence du Numérique (AdN), de conclure cette journée. Il a notamment pu rappeler l’existence de la stratégie Digital Wallonia qui vise à développer le numérique en Wallonie et permettre à tous les acteurs de la région de réussir leur transformation numérique. Il encourage donc l’AAFB et tous ses membres à s’investir dans les projets et événements soutenus par l’AdN et désire continuer sur la lancée de cette journée du 05 octobre pour bâtir un partenariat avec l’AAFB dans le domaine de la gestion de l’information numérique.
Pour découvrir la stratégie numérique wallonne et tous les projets soutenus par Digital Wallonia nous vous renvoyons vers le site www.digitalwallonia.be
Au terme de cette journée, Marie-Laurence résumait assez bien le sentiment général, mêlé d'enthousiasme et d'incertitude. L'enthousiasme car nous pouvons désormais nous targuer de posséder un cadre législatif et des références métier (normes et standards) avalisées par le pouvoir législateur. Cela ne pourra que renforcer les gestionnaires de l'information dans leurs tâches quotidiennes. Mais il reste encore beaucoup d'inconnues dans l'application de cette nouvelle loi et quant à sa réelle plus-value. Ce qui est certain néanmoins, c'est que cette plus-value de la loi du 21 juillet 2016 ne pourra se faire sans l'implication d'une part des organisations et d'autre part des professionnels de la préservation numérique.
Florian Delabie
