Ça bouge pour les délais de communication des Registres de l’État civil

Le projet de « modernisation » de l’État civil a été lancé en 2010 par l’Agence pour la simplification administrative (ASA) à la demande des pouvoirs locaux et avec l’appui du ministre de la Justice de l’époque. Ce projet consiste notamment en la création d’une base de données numérique et centralisée pour les actes d’État civil : la BAEC (Banque des Actes d’État civil) ou DABS (Databank voor Akten van de Burgerlijke Stand).

Préalablement à la mise en œuvre de cette BAEC, une partie du Livre I du Code civil a été entièrement revue. Ces nouvelles dispositions se retrouvent dans la loi du 18 juin 2018 portant des dispositions diverses en matière de droit civil ; elles sont complétées par la loi du 21 décembre 2018 portant des dispositions diverses en matière de justice.

Parmi les évolutions notables liées à ce projet, nous pouvons pointer la disparition des registres d’État civil sous format papier. En effet, à partir du 31/03/2019, ce sont les actes établis et signés de manière électronique qui seront considérés comme authentiques. Par ailleurs, les extraits et les copies des actes d’État civil, qu’ils aient été établis avant ou après le 31/03/2019, devront être délivrés à partir de la BAEC.

Au-delà des conséquences pratiques pour les services communaux chargés d’établir ces actes, les services d’archives seront également impactés, et plus particulièrement par la modification du (fameux) article 45 du Code civil, qui contenait jusqu’à présent les modalités de communication des actes d’État civil. Il faudra désormais se référer aux articles 28, 29, 78 et 79 du Titre II du Livre I du Code civil.

Ce dont on est déjà certain, c’est qu’à partir du 31/03/2019, le délai de communication des actes d’État civil passera de 100 ans pour tous les actes à 100 ans pour les actes de naissance, 75 ans pour les actes de mariage et 50 ans pour les actes de décès. En ce qui concerne les modalités spécifiques aux recherches généalogiques, historiques et scientifiques, un arrêté royal devrait apporter des précisions dans les semaines qui viennent.

Maryse Roucoux (Archives OLLN) & Sébastien Soyez (Archives de l’État) profiteront de l'assemblée générale du Groupement des Agents Population État Civil (GAPEC) pour présenter un état des lieux de la question. Cet événement se tiendra le 29 janvier prochain à Wavre. Toutes les infos pratiques sont disponibles sur le site du GAPEC.

Maryse Roucou