Communication des actes d’Etat civil (encore et toujours) en attente de l’Arrêté royal)

Mise à jour le 18 novembre

Le 31 mars 2019, les nouvelles dispositions du Code civil entraient en application. Parmi celles-ci, l’article 79 promettait un arrêté royal pour encadrer les recherches généalogiques dans les registres de l’État civil. Près d’un an et demi plus tard, cet arrêté royal se fait toujours attendre !

En août 2019, le SPF Justice avait donc donné des instructions sur la manière de répondre aux sollicitations des généalogistes. À partir de ce 1er septembre, ce sont les dispositions de la loi du 31 juillet 2020 portant dispositions urgentes en matière de justice, et plus particulièrement celles l’article 29, qu’il faudra appliquer.

Rien de bien nouveau toutefois puisque l’objectif est surtout d’encadrer légalement des pratiques déjà mises en œuvre dans nos administrations ; qui plus est, à titre transitoire car « l’arrêté royal devrait être clôturé prochainement … » nous dit-on.

Les deux éléments abordés dans cette disposition légale concernent :

1. Le fait que des copies d’actes d’Etat civil peuvent être délivrées pour recherches généalogiques en deçà du délai de communication avec le consentement écrit de toutes les personnes concernées par cet acte. Si ces personnes sont décédées, le consentement d’un proche suffit.Rappelons que cette nécessité de consentement fait écho aux dispositions du Règlement sur la protection des données (RGPD) puisque la communication de données issues des Registres de l’Etat civil et/ou de la BAEC ( Banque des Actes d’État civi) est un traitement de données personnelles.

2. Les copies peuvent être délivrées directement à partir des registres papier et doivent porter la mention« délivré à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques ».

Concernant le premier point, on regrettera l’absence de précision quant à la personne pouvant donner son consentement en lieu et place de l’intéressé décédé. En effet, la notion de « proche » n’est ni définie dans la loi, ni dans la circulaire qui l’accompagne. Elle ouvre donc la porte à toutes les interprétations possibles… Il convient toutefois de limiter raisonnablement la validité de ce consentement à celui donné par le conjoint/cohabitant légal, un ascendant ou descendant en ligne directe ou un héritier, comme cela se fait pour la communication des données des Registres de la population.

Sur ce premier point, on notera encore que le consentement de toutes les personnes concernées par l’acte est nécessaire. Cela signifie donc que, dans le cadre d’un mariage par exemple, on peut potentiellement aller jusqu’à 10 consentements : les mariés, leurs parents et les 4 témoins éventuels. Cela peut s’avérer particulièrement fastidieux pour le demandeur. Il convient toutefois de relativiser cette disposition :

• Les recherches généalogiques portent « par essence » sur des actes anciens ; une partie de ces recherches tomberont d’office dans les limites du délai légal (50, 75 et 100 ans suivant les actes) et aucune autorisation ne sera nécessaire ;

• En deçà de ce délai légal, différents cas peuvent se présenter :

Si la recherche est menée par un descendant ou ascendant direct (grand-parent – parent – enfant - …) : soit il est facile pour le demandeur d’obtenir l’autorisation des proches concernés par l’acte ; soit ces derniers sont décédés et le demandeur est alors également la personne habilitée à donner son autorisation pour la délivrance de l’acte à des fins généalogiques.

Si la recherche est menée par un tiers non apparenté (directement) et que la personne dispose déjà de toutes les données reprises dans l’acte, la délivrance d’une copie n’est sans doute pas une nécessité absolue. Le rappel des dispositions légales, voire communales (s’il existe une redevance), peut parfois mener à un classement sans suite de ce type de demande. Si ce n’est pas le cas, on peut penser que si le demandeur est déjà si bien renseigné, c’est qu’il connait les personnes sur lesquelles il effectue des recherches ; obtenir leur consentement ne représentera donc pas un obstacle insurmontable.

Le seul cas réellement « problématique » serait donc une demande émanant d’un tiers non apparenté (directement) et concernant un acte pour lequel il n’aurait pas toutes les données. Par exemple : « Je recherche l’acte de naissance de Madame Y, née dans votre commune dans les années 60, peut-être en 1962 ». Sans être complètement exceptionnel, ce type de demande ne représente probablement pas la majorité des sollicitations reçues au niveau communal. En pratique, même si ce n’est pas la solution prônée par la législation (voir ci-dessous), il est possible de réduire le nombre de consentements à obtenir en introduisant l’acte demandé dans la BAEC pour en délivrer un extrait. Pour reprendre l’exemple du mariage, on passerait d’une dizaine de consentements à obtenir à seulement 2 (celui des époux). Par ailleurs, si toutes les personnes pouvant donner leur consentement sont décédées ou introuvables, il est toujours possible de recourir aux Registres de la population pour répondre aux questions du demandeur. En effet, la différence entre les modalités de communication des actes d’Etat civil et des données des Registres de la population résident dans le fait que, pour les seconds, le Collège communal peut se prononcer en dernier recours.

Concernant le second point, le fait de pouvoir délivrer directement des copies d’actes à partir des registres papier dans le cadre de recherches généalogiques découle de considérations essentiellement techniques :

• D’abord parce que l’objectif de la BAEC n’est pas d’être exhaustive ; cela ferait par ailleurs double emploi avec le travail de numérisation mené par les Archives de l’Etat qui proposent déjà sur leur site la majorité, sinon l’intégralité, des actes d’Etat civil de plus de 100 ans.

• Ensuite, parce que pour pouvoir migrer un acte antérieur au 31 mars 2019 dans la BAEC, il faut disposer du numéro national des intéressés. Si la personne n’a pas de numéro national, le système informatique lui crée un numéro d’identification dans un registre appelé « registre bis », ce numéro d’identification étant notamment destiné à faciliter les démarches de l’intéressé le jour où il serait en situation de pouvoir recevoir un numéro national. Or, si l’intéressé est décédé depuis plusieurs décennies, il y a fort à parier qu’un numéro national ne lui sera jamais d’aucune utilité… Il n’est dès lors pas utile « d’encombrer » ce « registre-bis » en y introduisant des personnes décédées depuis longtemps.

Cela étant, et comme nous l’avons rappelé ci-dessus, l’introduction de l’acte dans la BAEC peut parfois être une solution pour réduire le nombre de consentements à obtenir par le demandeur.

Il convient enfin de garder à l’esprit que si l’acte est relativement récent, il est peut-être déjà disponible dans la BAEC et que, dans ce cas, il convient de privilégier la délivrance d’un extrait à partir de la base de données centralisée.

Bref, même si la délivrance de copies à partir du registre papier est autorisée, voire plus facile dans certains cas, il convient toujours d’évaluer la pertinence de délivrer des extraits via la BAEC. Et, dans tous les cas, ne pas oublier d’apposer sur le document la mention « délivré à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques ».

Pour finir, rappelons finalement que

• Les autorisations du Tribunal de la famille ne sont plus valables depuis le 31 mars 2019.

• Le délai légal de communication est désormais établi comme suit :

- 50 ans pour les actes de décès ;

- 75 ans pour les actes de mariage ;

- 100 ans pour tous les autres actes, notamment les actes de naissance.

• Les notaires belges ont un accès direct à la BAEC ; en conséquence de quoi, les cabinets de généalogie agissant pour leur compte dans le cadre de recherche d’héritiers ne doivent normalement pas solliciter les communes pour recevoir des copies d’actes d’Etat civil. Si c’est le cas, il est toujours possible de leur délivrer les documents demandés pour autant qu’ils présentent comme pièce justificative le mandat du notaire pour lequel ils agissent. Pour les cabinets de généalogie agissant pour des notaires exerçant à l’étranger, ce mandat est également nécessaire et doit, si possible, comporter les références légales en vertu desquelles le notaire étranger agit.

• les cabinets de généalogies agissant pour le compte de particuliers sont soumis aux mêmes règles de consentement qu’un particulier agissant pour son propre compte.

• même si les actes encodés dans la BAEC sont disponibles dans toutes les administrations communales belges, le demandeur reste tenu de s’adresser, dans le cadre particulier des recherches généalogiques, historiques ou scientifiques, à l’administration communale qui a rédigé l’acte.

Maryse Roucou, archiviste et déléguée à la protection des données - Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve

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