La bonne gestion des archives publiques est une des nombreuses préoccupations des gestionnaires de l’information et des archivistes. Cette gestion passe notamment par le respect de réglementation en tout genre.
Mais cette législation n’est parfois plus adaptée aux réalités de terrain et contraint les archivistes dans leur travail (manque d’espaces, de personnel et coût important,…). Ce qui était notamment le cas de la réglementation concernant la comptabilité communale et plus particulièrement, les délais de conservation de certains documents.
Depuis 2015, l’AAFB soutenue par l’Union des villes et des communes de Wallonie (UVCW) a ouvert le débat en réclamant un délai de conservation de dix ans au lieu de trente ans pour les pièces justificatives aux comptes. À l’aube des élections de 2019, cette revendication a été de nouveau réaffirmée par les archivistes communaux dans le mémorandum 2019-2024 « Pour une mutation digitale réussie ! » de l’AAFB.
En tant que fédération professionnelle, nous pouvons donc que nous réjouir de la publication de l’arrêté du 23 juin 2022 du Gouvernement de la Région de Bruxelles Capitale portant le règlement général de la comptabilité des communes. En effet, un an après le Région wallonne, la Région bruxelloise va permettre aux archivistes communaux de gagner en espace de conservation par l’élimination de plusieurs kilomètres d’archives de pièces justificatives dont l’utilité n’était “plus que” légale car, si ce n’est sur l’année précédente, il est plus qu’exceptionnel qu’une recherche soit demandée dans ces fonds.
Par son article 41, l’arrêté réduit le délai de conservation des livres et pièces justificatives de 30 à 10 ans.
Article 41 : “Les livres et pièces justificatives sont conservés par le receveur jusqu’à l’arrêt définitif des comptes. Ils sont conservés pendant dix ans dans la commune. Les comptes annuels sont conservés indéfiniment.”
C’est donc une revendication de plus portée par l’AAFB qui a de nouveau été entendue par les politiques. Nous remercions l’ensemble des membres qui se sont investis dans ce dossier !