Le 17 avril dernier, Aksoni (anciennement AAFB) s’est rendue au salon Municipalia à Marche-en-Famenne en tant que visiteur. Ce rendez-vous annuel des acteurs publics locaux a offert à Aksoni une occasion précieuse de renforcer son réseau et de sensibiliser davantage les participants à l’importance stratégique de la gestion des archives dans les administrations communales.
Dans un contexte où les communes sont confrontées à des défis croissants en matière de gestion documentaire — entre obligations légales, enjeux patrimoniaux et transition numérique —, Aksoni a saisi cette opportunité pour échanger avec des prestataires, des institutions et des mandataires sur les besoins, les freins et les leviers liés à cette problématique.
Plus de 430 exposants étaient présents à Municipalia. Camille et Sarah, qui représentaient Aksoni, ont sillonné les différents stands et ont notamment pu échanger avec diverses associations.
Elles se sont également arrêtées sur le stand de l’intercommunale IMIO, avec laquelle Aksoni avait déjà eu de brefs contacts en 2019, afin de faire remonter le besoin de mutualisation des communes pour la mise en place d’un système d’archivage électronique. Ces premiers échanges sont peut-être le début d’un travail de longue haleine pour permettre aux services d’archives communaux d’être mieux outillés à l’avenir.
Plusieurs conférences étaient organisées tout au long du salon, notamment une sur la dématérialisation des permis d’environnement et une autre sur la fusion des communes. Ces thématiques ont retenu l’attention de l’AAFB et des membres du groupe de travail « Administrations communales ».
La première conférence, intitulée « La dématérialisation des permis d’environnement et unique : le rôle central des Villes et des Communes », était présentée par le SPW Agriculture, Ressources naturelles et Environnement – Département des Permis et Autorisations. Elle visait à expliquer le projet de dématérialisation lancé en 2023 et ses différentes phases. Il est prévu que la dématérialisation soit effective dans toutes les communes en janvier 2026. L’objectif de ce projet est de faciliter la gestion de ces dossiers, autant pour les citoyens que pour les agents des différentes administrations impliquées. En effet, les informations seront désormais centralisées sur une plateforme, qui intégrera différents outils adaptés au profil de l’utilisateur. Cette centralisation permettra l’application du principe Only Once : les citoyens et personnes morales ne devront désormais introduire qu’une seule fois leurs informations qui seront alors réutilisées pour leurs demandes futures, ce qui simplifiera leur charge administrative. Dans les prochains mois, des formations seront proposées aux agents communaux, notamment aux gestionnaires des permis et aux responsables des services.
Cette conférence a particulièrement retenu notre attention, car la dématérialisation de ces permis aura des conséquences sur la gestion et la préservation de l’information au sein des communes. Comme souvent, il est regrettable que les archivistes communaux n’aient pas été associés au processus afin d’y intégrer les questions de préservation des données, et ce y compris dans les communes pilotes. Nous encourageons donc fortement à intégrer les archivistes communaux à ce type de projet.
La deuxième conférence à laquelle a assisté Aksoni portait sur la fusion des communes, en se concentrant notamment sur l’exemple de la fusion entre Bertogne et Bastogne. Présentée par le SPW Intérieur et Action sociale (IAS), elle revenait sur la présentation du décret fusion et les démarches à effectuer dans le cadre d’un tel processus. La conférence s’est conclue par un retour d’expérience de la commune de Bastogne. À la suite de cette présentation, Aksoni a interpellé les intervenants sur le sort des archives communales et la manière dont elles avaient été gérées pendant la fusion. La réponse, assez brève, laissait entendre que la question était encore en suspens et n’avait pas encore été pleinement traitée.
En conclusion, les différents échanges ont permis de sensibiliser davantage à la question des archives, mais ont également mis en évidence que la notion même d’archives reste encore trop souvent méconnue, perçue uniquement sous l’angle du papier ou comme un simple espace de « stockage » documentaire. Bref, Aksoni a encore un travail de sensibilisation à mener pour dépoussiérer l’image du secteur et rappeler les plus-values d’une gestion documentaire professionnelle et proactive.