Les cleaning days ou cleanup days sont des journées dédiées au nettoyage. Il peut s’agir d’événements mondiaux tels que les world cleanup days (journées de nettoyage de notre planète) ou les digital cleanup days (qui visent à sensibiliser sur l’impact écologique du numérique). Mais, à une échelle plus modeste, les cleaning days peuvent se concentrer sur l’environnement de travail et consistent alors à inviter les employés, le temps d’une journée, à nettoyer leur bureau, leur espace de travail. C’est cette formule, orientée autour de la gestion documentaire et de ses aspects écologiques, que Wallonie-Bruxelles Enseignement (WBE) a choisi pour préparer son changement de siège social.
WBE, c’est le plus important pouvoir organisateur de la communauté française puisqu’il organise l’enseignement de près de 500 établissements scolaires et apparentés (internats, CPMS, homes d’accueil) et emploie près de 30.000 personnes. La particularité de WBE est qu’il s’agit d’un organisme public autonome de la Communauté française composé de ses 500 établissements (les 500 établissements font partie intégrante de l’institution) et d’un Siège central. Il y a quelques années, un projet de déménagement du Siège central a débuté et doit se concrétiser d’ici la fin de l’année 2025.
Une opportunité… un déménagement
D’un point de vue archivistique, la préparation d’un déménagement représente pour une institution de cette ampleur un défi particulier : comment transférer intelligemment ce qui est essentiel, tout en allégeant au maximum les volumes à déplacer? Ce déménagement a été perçu comme un levier pour mobiliser les membres du personnel autour des clenaing days.
À la base, la volonté était de s’assurer de capter les éventuelles archives et d’éviter les destructions sauvages de documents. En effet, WBE est une jeune organisation et la mise en place de sa politique de gestion documentaire l’est tout autant. Or, en tant qu’institution publique, WBE obéit à des législations en matière d’archivage et d’élimination de ses documents. De plus, les cleaning days étaient vus comme une opportunité pour les agents de faire le tri dans leur documents papier afin de ne conserver auprès d’eux que ce dont ils avaient réellement besoin et de poursuivre leur travail sereinement dans leur futur nouveau bureau (une sorte de redémarrage sur de bonnes bases). Ce genre d’opération permet de déménager plus léger, plus rapidement et avec plus de cohérence. Cela contribue aussi à rendre les espaces de travail plus clairs et fonctionnels pour la suite.
Mobiliser autour d’un projet fédérateur
Le Siège central est composé de six directions générales (DG) et de près de 250 personnes. L’organisation de ces cleaning days a donc demandé de la préparation. Pour cela, le service en charge de la gestion documentaire a pu compter sur les membres d’une équipe projet (un chef de projet, un accompagnateur au changement ainsi que six ambassadeurs (un par DG)). L’objectif était de donner des consignes claires et précises, évitant toute ambiguïté et tout jargon lié à l’archivistique. Le fait de compter sur des personnes sensibles à la gestion documentaires mais n’étant pas « du métier » a été d’une grande aide. Par ailleurs, il est vite apparu que la question de la gestion des déchets se poserait. WBE disposant d’une Direction Environnement, cette dernière a donc été contactée et ajoutée à l’équipe projet. Sur base des différents déchets habituels des archives, des règles de tri ont été définies.
Et en pratique ?
Plusieurs cleaning days ont été organisés. En effet, au vu de la taille de WBE, les ambassadeurs avaient recommandé de travailler par DG, voire par services. Au total, une dizaine de séances a été organisée. Les journées commençaient par un petit déjeuner, en vue d’insister sur l’aspect convivial de l’élément, car il ne faut pas se leurrer : la gestion documentaire n’est pas au centre des préoccupations et du métier des agents et elle est souvent perçue comme rébarbative.
Une présentation de 45 minutes (par l’archiviste, le chef du projet et la responsable de la Direction Environnement) était ensuite réalisée, orientée sur les bonnes pratiques en matière de tri des documents et des déchets. Cet accompagnement a été conçu pour lever les craintes (« je n’aurai pas le temps », « je risque de jeter quelque chose d’important ») et rendre l’exercice accessible et concret à tous. Chaque collaborateur reste maître de ses dossiers, mais agit dans un cadre clair et sécurisé. Le reste de la journée, les membres du personnel réalisaient le tri de leurs documents. Les trois présentateurs restaient disponibles pour répondre aux questions et faisaient des tours de bureaux. Du matériel (boîtes d’archives, étiquettes, gants, crayons, marqueurs, …) était mis à disposition dans la salle de présentation. Le Service Logistique était également présent afin d’assurer la collecte des archives, des documents à éliminer et des déchets.
Trier et jeter… oui mais correctement
La partie sur le tri des déchets prenait la forme d’un quizz. Son contenu a particulièrement interpellé nos membres du personnel. Aussi, voici les résultats du quizz
| N° | Type de déchet | Destination (poubelle) | Motif |
| 1 | Surprenant n’est-ce pas ? Pourquoi pas dans la poubelles PMC ? Parce-que ce n’est pas un emballage. Les PMC sont gérés par Fost +, une entité qui permet aux entreprises qui mettent sur le marché des emballages, de s’acquitter de leur obligation de recycler. Dès lors, légalement, seuls les emballages qui ont contenu un consommable peuvent se retrouver dans les PMC. | ||
| 2 | Cf. Point 1. Attention : si en bon état, recyclez-les, contactez la Logistique. | ||
| 3 | Du fait de sa composition (muli-matériaux), cela doit être jeté dans la poubelle résiduelle. Attention : si en bon état, recyclez-les, contactez la Logistique. | ||
| 4 | Du fait de sa composition (muli-matériaux), cela doit être jeté dans la poubelle résiduelle. L’idéal consiste à séparer le carton (à jeter dans la poubelle cartons) du plastique (à jeter dans la poubelle résiduelle). Attention : si en bon état, recyclez-les, contactez la Logistique. | ||
| 5 | Du fait de sa composition (dérivé du pétrole), cela doit être jeté dans la poubelle résiduelle. | ||
| 6 | Du fait de sa composition (muli-matériaux), cela doit être jeté dans la poubelle résiduelle. L’idéal consiste à séparer le carton (à jeter dans la poubelle cartons) du plastique (à jeter dans la poubelle résiduelle). Attention : si en bon état, recyclez-les, contactez la Logistique. | ||
| 7 | |||
| 8 |
Des résultats concrets et une dynamique positive
Au cours de la présentation, l’accent était également mis sur la récupération. En effet, de nombreux membres du personnel ont insisté sur le fait que ce matériel pourrait, notamment, être reversé aux établissements scolaires. Le matériel récupéré a finalement été envoyé à l’asbl Zénobe Gramme qui a pour objectif de collecter du matériel provenant de donations d’entreprises, d’institutions ou d’associations pour ensuite le redistribuer équitablement et gratuitement entre les écoles du qualifiant demandeuses des différents réseaux d’enseignement.
Au niveau des archives, ce furent plus de 1500 boîtes récupérées pour un total de plus de 172 ml.
Si ces cleaning days étaient nécessaires en vue de la préparation du déménagement, ils n’en demeuraient pas moins un défi au vu de la thématique et des calendriers chargés des membres du personnel. Au final, les retours furent positifs. Voici d’ailleurs quelques retours d’expériences (aucun agent n’a été maltraité pour obtenir ces témoignages, nous le garantissons) :
« Cela rappelle des souvenirs, on s’est bien amusé. Cela doit être fait donc, à un moment, autant le faire dans la bonne humeur et tous ensemble. »
« Cela démystifie. Les agents craignent de ne pas avoir le temps. Cela a rendu concret et les agents ont compris tout de suite ce qu’ils devaient faire. De plus, la dynamique était positive (les collègues poussaient des chariots et rigolaient). »
« C’est un plaisir de voir les armoires se vider et les agents sont volontaires.»
Cet article est aussi une façon de remercier l’ensemble de l’équipe projet et des participants pour leur bonne humeur au cours de ces journées.
Photo de cottonbro studio: https://www.pexels.com/fr-fr/photo/gens-personnes-individus-verre-6591427/
Article de Justine Chanoine, Xavier Depas et Arnaud Felice