Comme chaque année, l’AAFB a organisé une visite pour ses membres. Cette fois-ci, le 17 octobre, dix-neuf membres et deux permanents de l’AAFB se sont retrouvés pour découvrir le service d’archives du Sénat et bénéficier de la présentation d’un logiciel de gestion de l’information numérique.
Chaleureusement accueillis par Hermione, archiviste du Sénat, nous avons commencé la journée par un mot d’introduction dans une salle de commission entièrement équipée pour les réunions et le vote à distance depuis la pandémie. Colossal, le bâtiment du Sénat fut construit en 1779, sous le gouvernement autrichien. C’est en 1831, au lendemain de l’indépendance belge, qu’il fut rebaptisé « Palais de la Nation ». Il abrite depuis le Sénat et la chambre des représentants qui, ensemble, composent le parlement fédéral.
Après ce premier échange, nous avons suivi Hermione vers l’Hémicycle. Cette salle richement décorée fut inaugurée en 1849 et accueille encore aujourd’hui les séances plénières du parlement fédéral. De là, nous nous sommes rendus à la salle de lecture des archives qui, à l’image du reste du bâtiment, se veut somptueuse et accueillante. Chacun et chacune peut, sur rendez-vous, s’y rendre pour consulter les archives de l’institution.
Sur une ancienne table en bois massif, Hermione nous a présenté deux archives remarquables conservées par leurs soins ayant un fort intérêt patrimonial : l’acte de prestation de serment du roi Léopold 1er, daté de 1831, et un parchemin de l’époque autrichienne, évoquant l’affectation du budget dédié à la construction du palais.
Hermione et ses collègues traitent des fonds qui sont à la fois physiques et numériques. Pour la gestion numérique, l’équipe utilise plusieurs logiciels, dont RMtool pour avoir une vision d’ensemble des archives ou l’ICA-Atom pour les archives iconographiques.
Nous avons quitté la salle de lecture pour rejoindre Karel et Koen Van de Mieroop, venus représenter leur entreprise familiale « A.N.T solutions ». Ceux-ci nous ont proposé une présentation de leur programme de gestion de documents numériques, RMTool, et ses fonctionnalités. L’échange a pu être enrichi par le retour d’Hermione sur ce produit, déjà exploité par le service d’archives du Sénat.
Avant de se quitter, nous avons eu l’occasion de visiter les caves qui servent de dépôts aux archives papiers. Parmi elles, certaines ont été complètement assainies et rénovées. D’autres sont en passe de le devenir. Progressivement, les anciens rayonnages sont remplacés par des installations plus modernes.
Au terme de la visite, ceux qui le souhaitaient se sont retrouvés autour d’une table pour partager un repas et prolonger les discussions.
