En avril 2023, l’AAFB a organisé quatre rencontres dans quatre villes sur quatre thèmes. “AAFB on tour” nous a mené chaque semaine du mois d’avril à Bruxelles, Louvain-la-Neuve, Charleroi et Liège. Nous remercions chaleureusement tous les participant.e.s et intervenant.e.s. Nous revenons ici sur ces rencontres en images, et en quelques mots avec les conclusions que nous pouvons en retirer dans le cadre du chantier actuel d’écriture de notre mémorandum 2019-2024.
- Étape 1 – 6 avril 2023 à Louvain la Neuve : “Comment sont gérées nos données de santé ?”
Pour inaugurer “AAFB on tour”, nous avons été accueillis dans une salle de l’Université catholique de Louvain, pour une rencontre autour des données de santé. Retrouvez le programme ici.
En conclusion, les trois interventions ont montré qu’il y avait des liens intrinsèques entre la partie sécurité informatique, la gestion de l’information et le.la délégué.e à la protection des données, et qu’une collaboration et une connaissance des autres secteurs étaient nécessaires. Ne fusse que parce que chacune des interventions a cité la norme ISO 27001, référence en matière de sécurité de l’information. Cette norme ISO 27001 est une référence, et devrait être mieux connue et utilisée par les gestionnaires de l’information.
Photos : Johan Pierret, Clara Beaudoux
- Étape 2 – 13 avril 2023 à Bruxelles : “Quelle place donne-t-on aux données de l’enseignement ?”
Pour la deuxième étape de “AAFB on tour”, nous avons posé nos valises dans le prestigieux lieu qu’est la tour d’Actiris à Bruxelles. Ce sont cette fois les archives de l’enseignement qui ont fait l’objet de réflexions et d’échanges entre les différents intervenants et participants. Rappel du programme ici.
En conclusion, les trois présentations ont montré un fort besoin de conscientiser. Tout un pan de notre société n’est pas couvert ou pris en compte dans les législations archives ou au niveau des institutions patrimoniales. Nous devons continuer à avancer pour créer des centres d’archives dédiés à certaines thématiques, celle de l’enseignement ou des arts par exemple. De plus, le terme “traces” a tendance à se généraliser, comme nous l’avons vu lors de cette rencontre : notre rôle est en effet de collecter et préserver les traces de vie. Nous devons continuer de sensibiliser le plus grand nombre à ce sujet.
Photos : Lionel Vanvelthem
- Étape 3 – 20 avril 2023 à Charleroi : “Comment gérer efficacement l’information dans les administrations publiques ?”
Cette troisième étape de “AAFB on tour” a démarré par une visite des nouveaux locaux des Archives de la Ville et du CPAS de Charleroi : depuis février 2022, elles occupent le bâtiment “Technopole Villette” à Mont-sur-Marchienne, sur le site autrefois occupé par les ACEC, fleuron historique de la Ville de Charleroi. Le site de près de 6000m² accueille les archives sur 2500m². De nombreux documents avaient été sortis et étalés sur les tables pour les visiteurs de la journée : photos, plans de la ville, affiches de carnaval, schémas et plans de construction, etc.
Pour en savoir plus sur le déménagement des Archives de Charleroi voir aussi l’article de Carine Gouvienne p.51 de l’Info AAFB numéro 28 (2022).
Photos : Archives de Charleroi
Puis la rencontre intitulée “Comment gérer efficacement l’information dans les administrations publiques ?” s’est déroulée en présence de Christophe Ernotte, conseiller au Cabinet de Christophe Collignon Ministre wallon du Logement, des Pouvoirs locaux et de la Ville. Il a réagi aux deux retours d’expérience. Rappel du programme ici.
En conclusion, les présentations ont mis en lumière la nécessité d’avoir un gestionnaire de l’information dans toutes les organisations et de leur donner les moyens humains, techniques et financiers pour pouvoir agir. Il est également apparu essentiel de créer une collaboration entre les différentes services (le gestionnaire de l’information, le DPO, le CISO, le contrôle interne et l’IT), de sensibiliser services et directions, et de prendre en compte l’aspect archivistique au tout début d’un nouveau processus, d’un nouveau traitement de données ou encore d’un transfert de compétence, en se positionnant comme une réelle aide à la réalisation des opérations.
A l’issue de ces deux interventions, Christophe Ernotte a insisté sur le fait qu’il y avait tout un travail de sensibilisation à faire du côté des pouvoirs locaux. Il indique qu’il y a un écart important entre les communes moyennes/grandes et les petites communes où il y a une méconnaissance totale du sujet des archives. Il a aussi indiqué que c’était le bon moment pour proposer au Ministre des Pouvoirs locaux des solutions concrètes, par exemple un mutualisation d’un poste d’archiviste sur plusieurs communes ou encore un résumé des bonnes pratiques en terme de documents (à fournir aux communes pour la fin prochaine des mandatures). L’AAFB a entamé des démarches dans ce sens.
Photos : Archives de Charleroi
- Étape 4 – 27 avril 2023 à Liège : “Le cycle de vie d’un document dans l’entreprise, de sa production à son archivage patrimonial”
La rencontre a commencé par une visite du Centre d’Archives et de Documentation de la Commission royale des Monuments, Sites et Fouilles de Wallonie. Le groupe a visité la “réserve précieuse”, une salle climatisée qui réunit les conditions idéales de conservation : une température de 18° et une hygrométrie relative qui se situe entre 50 et 55 %. Elle se situe en fait dans une cave voûtée, qui au 18ème siècle était la boucherie de l’hospice (voir les crochets encore visibles, photo ci-dessous). Plusieurs plans et documents avaient été sortis pour le groupe de visiteurs. L’archiviste du lieu a pris sa retraite il y a deux ans, depuis “on bricole” nous indique-t-on, aucun autre personnel n’ayant été recruté ! Et faute de personnel, certains dons par exemple ceux du Musée de l’architecture n’ont encore jamais été ouvert…
Photos : Clara Beaudoux
La rencontre de cette quatrième et dernière étape de “AAFB on tour” portait ensuite sur la gestion de l’information en entreprises, et regroupait un large panel de représentants du secteur. Rappel du programme ici.
En conclusion, ces différentes interventions ont montré que les besoins opérationnels sont les éléments déclencheurs de toute initiative dans les entreprises : savoir les identifier permettra de conscientiser à la question de la gestion de l’information. En effet, la première des raisons pour une entreprise de s’occuper de ses données (papier ou numérique) est d’agir pour elle-même ou pour se justifier elle-même (par exemple : pour servir de preuves). C’est donc en collant aux enjeux stratégiques de l’entreprise que le gestionnaire de l’information peut acquérir sa crédibilité. “Il faut attendre la bonne opportunité” : un déménagement par exemple. Il faut lier cela à autre chose, ce qui signifie aussi parfois faire preuve de patience, ont expliqué les différents intervenants.
Nous avons également vu que lorsqu’il y a des lenteurs, il peut s’agir de raisons concurrentielles ou de sécurité par rapport aux informations. Cela demande aux gestionnaires de l’information de bien connaître le secteur dans lequel il travaille. Cela montre encore une fois l’importance de leur rôle et de leur “centralité” dans l’entreprise. Enfin, nous avons vu qu’un repositionnement du gestionnaire de l’information est nécessaire notamment à cause du numérique, la crise du Covid ayant été une opportunité pour cela. Au final un fort besoin de collaboration est nécessaire et doit se poursuivre entre les différents acteurs de la gestion de l’information.
Photos : Lionel Vanvelthem
Notre mascotte “AAFB on tour” remercie également tous les participant.e.s et intervenant.e.s, et vous dit à très bientôt ! Rejoignez-nous dans le chantier d’écriture de notre mémorandum 2024-2029.
