C’est précisément le rôle des professionnels de la gestion de l’information. Leur mission dépasse largement l’image traditionnelle de l’archiviste conservant des documents anciens. Ils interviennent au cœur même des organisations, là où l’information naît, circule, se transforme et engage la responsabilité des institutions. Ils travaillent à un niveau stratégique transversal souvent discret mais essentiel.
Ce n’est plus un simple constat mais une réalité bien ancrée : nous sommes dans une société de l’information et cette dernière est produite en continu. Chaque décision, chaque démarche administrative, chaque politique publique, chaque projet génère des données et documents. Nous publions, nous partageons, nous stockons, nous dupliquons. L’information circule partout, tout le temps.
Dans le même mouvement, les technologies évoluent sans cesse et ouvrent des possibilités inédites d’exploitation, d’analyse et de diffusion de cette information. Les législations, elles, tentent d’encadrer ces flux : protection des données, transparence, accès à l’information, responsabilité administrative.
Les gestionnaires de l’information définissent les règles qui permettent à l’information d’être maîtrisée : politiques d’archivage, plans de classement, gestion des accès, conformité légale, évaluation des risques. Ils clarifient les responsabilités et surtout diffusent une culture commune de bonne gestion des archives auprès des producteurs et des utilisateurs.
Les gestionnaires de l’information intègrent l’archivage dès la création des documents (« archiving by design »), établissent des règles de rétention cohérentes, structurent l’architecture de l’information et organisent les étapes de tri, de conservation et d’élimination. In fine, chaque donnée a un parcours maîtrisé, du moment où elle est produite jusqu’à son sort final.
Les gestionnaires de l’information sécurisent et optimisent le stockage, gèrent les risques liés aux supports et aux infrastructures, anticipent l’obsolescence technologiques des formats, et enrichissent l’information pour qu’elle reste compréhensible et exploitable dans le temps.
Les gestionnaires de l’information mettent en avant le rôle des archives en tant qu’actif stratégique. Ils sensibilisent les producteurs et consommateurs, organisent les droits d’accès aux informations et communiquent sur les archives existantes. Leur objectif n’est plus seulement de garder, mais de rendre accessible, utile et mesurable l’information.
Les missions et tâches d’un.e archiviste ou gestionnaire de l’information varient selon son secteur d’activité dont voici quelques exemples :
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